Este síntoma es algo que lamentablemente se encuentra de forma muy frecuente especialmente en las PYMES, y es cuando las empresas se olvidan de los errores cometidos en el pasado y los vuelven a cometer.
La mayoría del personal de las empresas, sin importar que tan arriba o abajo están en la pirámide de jerarquía, dirán “a nosotros eso nunca nos va a pasar” y basado en nuestra experiencia a lo largo de los años en múltiples empresas, les podemos asegurar que sí les puede llegar a pasar.
Y ¿por qué podemos estar casi seguro de que a la mayoría les va a pasar la amnesia empresarial? Fácil: la mayoría de las PYMES cuentan con muy poco personal, el tiempo laboral generalmente se les consume en los asuntos URGENTES, lo que ocasiona que muchos asuntos IMPORTANTES queden rezagados para después.
Ahora bien, el asunto IMPORTANTE al que nos referimos es a la documentación de procedimientos: tener manuales operativos detallados, claros, actualizados y sobre todos publicados para que el personal tenga los recursos y conocimientos necesarios.
Al no contar con estos manuales actualizados y que todos los funcionarios involucrados los conozcan es que se presentan esta típica afirmación: “acá lo hacemos así. Sin embargo, los procesos se ejecutan de esa manera por costumbre o porque en algún momento alguna otra persona que quizás ya no se encuentra laborando para la empresa les informó que ese era el método correcto.
Como segundo punto tenemos la rotación de personal. Aunque se quiera evitar la realidad es que muchas veces el personal cambia, ya sea por nuevas oportunidades o inclusive por despidos laborales; por lo que debido a la falta de planes de inducción de nuevo personal y manuales operativos muchas empresas delegan a un empleado más antiguo la responsabilidad de pasar la memoria empresarial al nuevo personal. Inclusive, muchas veces asignan a la persona que se va a retirar de la empresa; la tarea de entrenar a la persona que lo va a reemplazar.
Este es un error pues dependiendo de las condiciones, esta persona puede haber perdido la pasión por la empresa y brindar el mínimo esfuerzo para capacitar a alguien más. Cuando esto sucede; las empresas con el tiempo pueden ir bajando su productividad y cometiendo más errores que les costarán rentabilidad y credibilidad al negocio.
Todas las grandes empresas cuentan con todos sus procesos bien documentados, con todos los manuales de puestos, operativos actualizados y de amplio conocimiento, con políticas de inducción a nuevos funcionarios bien definidas y de aplicación obligatoria. Ninguna de estas empresas esperó ser grande para hacer estas implementaciones, todas estas empresas desde un inicio lo hicieron de forma ordenada y documentada, así no perdieron tiempo en errores y fueron más productivos para ahora ser ampliamente reconocidas.
Cuando en una empresa se afirma que “hay mucho que hacer, no hay tiempo para documentar” entonces será mejor que busque tiempo que va a tener que reponer en un futuro cuando cometan errores que ya cometieron en un pasado. Es mejor invertir tiempo ahora en documentar y crear manuales, que luego perder tiempo en costosos errores, los cuales ocasionan pérdidas económicas y daño de la imagen empresarial ante los clientes.
Si desea ordenar su empresa, prepararse para crecer, dejar de perder tiempo en fallos, es hora de contar con el asesoramiento necesario para la implementación de procesos, creación, actualización y publicación de manuales operativos, les garantizamos que es más barato hacer un manual, que perder clientes por errores que se pudieron haber evitado con un buen plan de inducción de nuevos empleados, planes de capacitación constante y contar con manuales actualizados de procedimientos operativos.
